Que ce soit dans les entreprises, dans les administrations ou encore dans le monde diplomatique, une réunion de travail contribue beaucoup à obtenir des avancées, à résoudre des problèmes, à fixer des objectifs. La participation des principaux responsables d’une organisation à une réunion de travail est primordiale et permet d’aboutir à des solutions, ou à des décisions. Il est donc nécessaire de bien organiser l’évènement quel que soit le domaine concerné.
Le règles pour réussir une réunion de travail
Une réunion de travail est une entreprise à part entière qu’il faut bien préparer dans tous ses aspects. Il y a des problèmes qui ne peuvent pas être résolus par de simples discussions par téléphone, ou par mail, et seule la réunion de plusieurs responsables peut amener à des solutions efficaces. Et pour que cette réunion de travail soit une réussite et pour qu’elle soit productive, des règles spécifiques doivent être observées, à commencer par le choix du thème de la rencontre. Il faut ensuite sélectionner la personne chargée d’organiser l’évènement, qui s’occupera entre autre de convoquer les participants, et les informer naturellement du lieu, de la date de la réunion.
Le choix du lieu lui-même doit se faire en adéquation avec le nombre des participants. Ne pas oublier également l’aspect technique avec les matériels audio et vidéo nécessaires pour les communications et échanges. Il sera ensuite utile de réaliser un ordre du jour, de transmettre des documents de base liés aux sujets à traiter. Un animateur sera désigné et dont le rôle est d’assurer la participation de tous. L’un des critères également importants d’une réunion de travail est naturellement la ponctualité et cela inclut une bonne répartition des temps d’intervention de chaque participant. Un secrétaire sera aussi chargé de noter les principales lignes de la réunion de travail, et à partir desquelles il fera un compte rendu à envoyer à chaque participant. A la fin de l’évènement, il faut noter les décisions, faire état des avis éventuellement divergents. Si nécessaire, il faut définir la date de la prochaine réunion. Bien entendu, le rapport ou compte rendu relatif à la réunion de travail sera envoyé à toutes les personnes qui y ont participé.
Comment optimiser sa participation à la réunion ?
Le bon déroulement d’une réunion de travail influence beaucoup sur la réussite de cette réunion qui affectera la prise de décision. Chaque responsable doit avoir un minimum de compétences concernant la réunion participative. Il est par exemple important pour chacun d’avoir une bonne capacité de communication publique, si nécessaire la personne peut s’entraîner avant la réunion. Il est ainsi conseillé de faire sa communication orale sans hésiter et sans crainte, être sûr de soi. Enfin, un discours pertinent et concis est recommandé pour chaque intervention. Ne pas oublier que prendre des notes est un bonne manière de suivre le fil du débat et de pouvoir intervenir efficacement le moment venu lors de la réunion de travail.
